Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten in FICOM verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

FICOM ist ein Arbeitsassistent für Unternehmen. Verarbeitet werden die Daten, die für Konto, Nutzung und Abrechnung erforderlich sind, sowie die Inhalte, die Nutzer selbst in der Anwendung anlegen und verwalten.

Die Anwendung wird bei einem Hosting-Dienstleister betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung, Fehlerprotokolle).

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten dienen nicht der Werbung oder Profilbildung.

Für die Nutzung wird ein Konto mit E-Mail-Adresse und Passwort angelegt. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Bei der Registrierung versenden wir einen Bestätigungscode per E-Mail. Melden Sie sich über einen Anbieter wie Google an, übermittelt dieser Ihre E-Mail-Adresse an uns.

Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Bestätigungsstatus, Anmeldezeitpunkte und die Rolle im Konto. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Alle Inhalte, die Sie anlegen – Unternehmensprofil, Marketingentwürfe, Kundenanfragen, Aufgaben, Angebote, Rechnungen, Finanz- und Auswertungsdaten – werden Ihrem Konto zugeordnet gespeichert und sind für andere Kunden nicht sichtbar.

Wenn Sie darin personenbezogene Daten Dritter (etwa Kundennamen oder E-Mail-Adressen) eintragen, sind Sie hierfür verantwortlich und benötigen eine eigene Rechtsgrundlage. Bitte tragen Sie nur Daten ein, die Sie für Ihre Aufgabe benötigen.

Bei jeder KI-Funktion werden nur die Angaben übermittelt, die Sie im jeweiligen Formular machen, ergänzt um die Felder Ihres Unternehmensprofils, die für die Aufgabe erforderlich sind. Die Antworten werden als Entwurf an Sie zurückgegeben und gespeichert, damit Sie sie prüfen, bearbeiten oder verwerfen können.

Die Erstellung erfolgt über Modellanbieter, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind. Eine Nutzung Ihrer Eingaben zum Training allgemein verfügbarer Modelle ist nicht vorgesehen. Ergebnisse können unrichtig oder unvollständig sein und ersetzen keine fachliche Prüfung.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihre Eingaben und die daraus erzeugten Ergebnisse werden nicht dazu verwendet, allgemein verfügbare KI-Modelle zu trainieren. Die Modellanbieter verarbeiten die übermittelten Angaben ausschließlich zur Erzeugung der jeweiligen Antwort im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht.

Ergebnisse sind in der App als KI-Erstellt gekennzeichnet („Von KI erstellt – prüfen und anpassen“) und werden erst durch Ihre Prüfung und Freigabe zu eigenen Inhalten.

Die KI-Funktionen dienen der Text- und Strukturierungshilfe für Marketing, Kundenservice, Büroorganisation und Auswertungen. Sie treffen keine Entscheidungen über Personen.

Keine der in Art. 5 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) verbotenen Praktiken wird eingesetzt: keine unterschwellige Beeinflussung, keine Ausnutzung von Schwachstellen, keine unzulässige Bewertung natürlicher Personen, keine Emotionserkennung am Arbeitsplatz und keine biometrische Kategorisierung.

Die Funktionen sind nicht für Zwecke nach Anhang III der KI-Verordnung bestimmt, insbesondere nicht für Bewerbung, Kreditwürdigkeit, Bildung, Migration oder Strafverfolgung. Eine solche Verwendung ist untersagt.

Ergebnisse können unrichtig oder unvollständig sein und ersetzen keine fachliche, rechtliche oder steuerliche Prüfung. Die Verantwortung für die Verwendung bleibt beim Nutzer.

Kostenpflichtige Tarife werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgeschlossen. Zahlungsdaten wie Kartennummern werden direkt dort eingegeben und verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern Angaben zu Zahlungsstatus, Betrag, Währung und Abrechnungszeitraum.

Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Tarif, Laufzeit und Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung rechtlicher Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Das Angebot richtet sich an Unternehmen und Gewerbetreibende. Für Verträge zwischen Unternehmern besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht.

Schließen Verbraucher dennoch ein Abo ab, steht ihnen ein Widerrufsrecht nach §§ 355 ff. BGB zu. Bei digitalen Inhalten und laufenden Dienstleistungen erlischt es, sobald die Ausführung mit ausdrücklicher Zustimmung und nach Bestätigung der Kenntnis vom Erlöschen begonnen hat (§ 356 Abs. 5 BGB).

Abos laufen monatlich oder jährlich und verlängern sich um die gewählte Periode, wenn sie nicht gekündigt werden. Die Kündigung ist jederzeit über die Schaltfläche „Abo kündigen“ im Bereich Tarife möglich (§ 312k BGB) und wird zum Ende der laufenden Periode wirksam; bis dahin bleibt der Zugang bestehen. Bereits gezahlte Beiträge werden nicht anteilig erstattet.

Zusätzlich können Sie die Kündigung per E-Mail an hello@atec-ai.de erklären.

Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbe-Cookies eingesetzt. Gespeichert wird ausschließlich die technisch notwendige Anmeldesitzung in Ihrem Browser, damit Sie angemeldet bleiben.

Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei, weil sie für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist. Eine Einwilligung wird deshalb nicht abgefragt.

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein, die Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Angegeben sind jeweils Aufgabe und die Daten, die den Dienstleister erreichen:

• Base44, Betreiber der Anwendungsplattform – Betrieb der Anwendung, Datenbank, Anmeldung und System-E-Mails: Konto- und Anmeldedaten, die im Arbeitsbereich gespeicherten Inhalte, technische Protokolle
• Cloudflare, Hosting und Auslieferung – Auslieferung und Absicherung der Anwendung: Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse
• Stripe, Zahlungsdienstleister – Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung und Abonnementverwaltung: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Tarif, Betrag, Währung und Zahlungsstatus
• OpenAI, Google und Anthropic, Modellanbieter – Berechnung der KI-Antworten, aufgerufen über die Base44-Integration: die Angaben im jeweiligen KI-Formular und die dafür erforderlichen Felder des Unternehmensprofils
• E-Mail-Versand über die Base44-Plattform – Bestätigungscodes, Einladungen und Systemnachrichten: E-Mail-Adresse und Inhalt der jeweiligen Nachricht

Mit den genannten Dienstleistern sind Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vereinbart. Sie regeln Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Löschung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Bedingungen für die Einschaltung von Unterauftragsverarbeitern (insbesondere Hosting-, Datenbank- und Zustelldienste der genannten Anbieter). Eine aktuelle Übersicht der Unterauftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage bereit.

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn Sie einwilligen, wenn sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt. Diese Liste wird bei Änderungen aktualisiert.

Einzelne der genannten Dienstleister verarbeiten Daten auch außerhalb der EU und des EWR, überwiegend in den USA. Im Einzelnen:

• Stripe: Zahlungen werden über die europäische Gesellschaft (Irland) abgewickelt; Konzernverbindungen und Supportzugriffe in die USA sind möglich.
• Cloudflare: Die Anwendung wird über ein weltweites Netz ausgeliefert; Vertrags- und Verwaltungsdaten können in den USA verarbeitet werden.
• Base44: Betrieb, Wartung und Support der Plattform können Zugriffe außerhalb der EU erfordern.
• OpenAI, Google und Anthropic: Die übermittelten KI-Eingaben werden in den USA verarbeitet.

Grundlage der Übermittlung in die USA ist für jeden der genannten Dienstleister, der nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, dieser Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Besteht keine solche Zertifizierung, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ergänzend sind technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart, insbesondere Verschlüsselung bei der Übertragung und Zugriffsbeschränkungen.

Welche Grundlage für einen einzelnen Dienstleister aktuell gilt, teilen wir auf Anfrage mit. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Die Speicherdauer richtet sich nach der Datenart:

• Konto- und Anmeldedaten: bis zur Löschung des Kontos. Bestätigungscodes zur Registrierung verfallen nach kurzer Zeit.
• Inhalte im Arbeitsbereich (Profil, Entwürfe, Anfragen, Aufgaben, Angebote, Auswertungen): solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden sie entfernt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Angaben aus KI-Formularen und die daraus erzeugten Entwürfe: gespeichert wie Arbeitsinhalte und mit deren Löschung entfernt.
• Zahlungs- und Buchhaltungsdaten: sechs bzw. zehn Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Technische Protokolle: nur so lange, wie es für einen sicheren Betrieb und die Fehleranalyse erforderlich ist, in der Regel wenige Tage bis Wochen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen einer Löschung vor. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Der Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen ist jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die unten angegebene Kontaktadresse. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); bei komplexen Anfragen verlängert sich die Frist um bis zu zwei weitere Monate, worüber wir Sie informieren.

Für Anfragen genügt eine Nachricht an hello@atec-ai.de. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren – zuständig ist die Behörde Ihres Wohnsitzes oder unseres Sitzes (Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden).

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Einzelpersonen statt. KI-Ergebnisse sind Vorschläge, die von Ihnen geprüft und freigegeben werden.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Zugriffe sind auf angemeldete Konten beschränkt, Passwörter werden gehasht gespeichert. Zugänge zu Produktivdaten sind auf das betrieblich notwendige Maß begrenzt.